Volmagvorms met betrekking tot jaarlikse algemene vergaderings van ‘n regspersoon
28 October 2025 | Francoa Willemse
Die jaarlikse algemene vergadering (JAV) vorm ’n integrale deel van die bestuur en deursigtigheid van elke regspersoon. Dit is die primêre forum waar eienaars inligting ontvang oor die finansiële en bestuursake van die regspersoon, besluite neem oor toekomstige begrotings, en waar trustees vir die volgende termyn verkies word.
Die vereistes vir die hou van ’n JAV word duidelik uiteengesit in die Wet op Bestuur van Deeltitelskemas, 2011 (Wet 8 van 2011), en die Bestuursreëls wat ingevolge dié Wet uitgevaardig is.
Ingevolge Bestuursreël 17(1) moet die regspersoon een keer per boekjaar ’n jaarvergadering hou. Hierdie vergadering moet binne vier maande ná die einde van die finansiële jaar van die regspersoon plaasvind.
Die doel hiervan is om aanspreeklikheid, goeie bestuur en deelname deur eienaars te bevorder. Die vergadering bied ’n platform vir die goedkeuring van finansiële state, die oorweging van die begroting en die bespreking van alle sake wat die gemeenskaplike eiendom raak.
Kennisgewing van die jaarvergadering
Volgens Bestuursreël 17(2) moet ’n kennisgewing van die JAV minstens 14 dae voor die vergadering aan alle lede van die regspersoon gestuur word.
Die kennisgewing mag per hand, pos of elektronies (soos e-pos) aan eienaars gestuur word. Trustees behoort rekord van aflewering te hou vir bewysdoeleindes.
Elke kennisgewing van ’n JAV moet vergesel wees van die volgende dokumente, soos voorgeskryf in Bestuursreël 17(6):
· ’n Volledige agenda van die vergadering;
· Die goedgekeurde finansiële state van die vorige boekjaar;
· ’n Voorgestelde begroting vir die nuwe finansiële jaar;
· ’n Lys van voorgestelde trustees vir verkiesing (indien van toepassing);
· ’n Afskrif van die versekerings tabelle en enige beleggings inligting;
· ’n Verslag van die voorsitter of trustees oor bestuursake van die afgelope jaar; en
· ’n Volmagvorm, wat eienaars kan gebruik indien hulle nie die vergadering persoonlik kan bywoon nie.
Die gebruik en belang van ‘n volmagvorm
’n Volmagvorm stel ’n eienaar in staat om ’n ander persoon, soos ’n mede-eienaar, trustee of huurder, te magtig om namens hom of haar aan die vergadering deel te neem, te stem en besluite te neem.
Hierdie reëling help om voldoende kworum te bereik en verseker dat eienaars se stemme steeds in aanmerking geneem word, selfs al kan hulle nie fisies teenwoordig wees nie.
Wanneer en waar word die volmagvorm ingedien?
Die volmagvorm moet 48 uur voor die aanvang van die vergadering ingedien word by die voorsitter of die bestuursagent wat die vergadering reël. Prakties gesproke word vereis dat die volmagvorm by registrasie beskikbaar moet wees, sodat die stemreg en kworum korrek bereken kan word.
Die voorsitter of registrasiebeampte is ingevolge Bestuursreël 20 verantwoordelik om te verseker dat slegs geldige volmagte in ag geneem word. Indien ’n eienaar nie die volmagvorm betyds voltooi en indien nie, word die eienaar as afwesig beskou en word sy/haar stem nie in ag geneem by die besluite geneem in die vergadering nie.
Die versuim om die volmagvorm in te dien kan ook veroorsaak dat geen kworum vir die vergadering bereik word nie, wat beteken dat die vergadering uitgestel moet word.
’n Onvoldoende aantal volmagte is dikwels die hoofrede waarom ’n jaarvergadering nie kan voortgaan nie.
Kworumvereistes en besluitneming
Volgens Bestuursreël 19(2) moet daar by die aanvang van ’n JAV ’n kworum teenwoordig wees wat bestaan uit meer as vier (4) lede, of eienaars, wat 33.3% van die stemreg verteenwoordig.
Indien die kworum nie binne 30 minute na die geskeduleerde aanvangstyd bereik word nie, moet die vergadering uitgestel word na dieselfde tyd en plek in die volgende week, tensy anders bepaal word.
’n Volmag wat ingedien is vir die oorspronklike vergadering bly geldig vir die uitgestelde vergadering, tensy dit uitdruklik beperk is tot daardie aanvanklike datum van die JAV.
Om onsekerheid te voorkom, is dit goeie praktyk dat volmagvorms ‘n klousule bevat wat voorsiening maak vir enige uitgestelde of hervergadering daarvan. Indien hierdie klousule by die volmagvorm gevoeg is, sal dit nie nodig wees vir die eienaar om ’n nuwe volmag in te dien vir die uitgestelde vergadering nie.
Wat gebeur indien die uitgestelde vergadering ook geen kworum bereik nie?
Die vraag wat dikwels ontstaan is rondom die kworum vereistes indien die vergadering uitgestel is. Hierdie vraag word dikwels verkeerd verstaan en Bestuursreël 19(4) bepaal uitdruklik dat die kworum by die uitgestelde vergadering gevorm word deur dié wat teenwoordig is.
Dit beteken dat by die uitgestelde vergadering, ongeag hoeveel eienaars teenwoordig is, die vergadering wetlik kan voortgaan en geldige besluite geneem kan word. Hierdie besluite sal bindend op al die lede van die regspersoon wees.
Die uitsondering op hierdie reël is dat geen vergadering plaas kan vind indien geen persoon (fisies of deur volmag) die uitgestelde vergadering bywoon nie. Daar kan dus geen besluite geneem word nie wat ernstige nagevolge het deurdat daar geen goedgekeurde begroting of heffings besluit nie en dat die skema nie wetlik aan sy verpligtinge voldoen nie. In die laasgenoemde geval kan eienaars of die Gemeenskapskema Ombud (CSOS) genoodsaak wees om ingevolge artikel 16 van die STSMA die aanstelling van ’n administrateur te versoek om die skema se sake te bestuur.
Notules van die vergadering
Die notule van die JAV moet binne 7 dae ná afloop daarvan opgestel en aan alle eienaars beskikbaar gestel word. Hierdie notules dien as die amptelike en bindende rekord van die besluite wat geneem is en is juridies afdwingbaar totdat dit by ’n volgende vergadering gewysig word.
Gevolgtrekking | Almal moet bydra tot ’n suksesvolle jaarvergadering
Die behoorlike beplanning en uitvoering van ’n jaarvergadering is noodsaaklik vir die regmatige funksionering van die regspersoon.
Eienaars moet hul regte uitoefen deur teenwoordig te wees of volmagte betyds in te dien, aangesien die afwesigheid daarvan ‘n direkte invloed het op die geldigheid van die vergadering en die bestuur kontinuïteit van die skema.
Trustees behoort op hul beurt toe te sien dat alle wetlike vereistes, soos tydige kennisgewings, behoorlike dokumentasie en behoorlike hantering van volmagte, nagekom word om die beginsels van deursigtigheid, aanspreeklikheid en goeie bestuur te handhaaf, soos beoog deur die Wet op Bestuur van Deeltitelskemas, 2011.
About Francoa
Francoa WIllemse, 'n toegelate en praktiserende prokureur, het groot geword in Klerksdorp, Noordwes en het aan die Noordwes-Universiteit studeer waar hy sy LLB- en LLM kwalifikasies met onderskeindings verwerf het. Tydens sy studies het Francoa die Fakulteit Regte bygestaan as 'n bykomende instrukteur en eksaminator vir die Bewysreg vir derdejaar regstudente. Na sy studies het Francoa sy klerkskap voltooi by 'n firma wat spesialiseer in litigasie en eise van die Padongelukkefonds en het 'n boedelafdeling gevestig, wat sy spesialisgebied is. Francoa speel 'n aktiewe rol by die Meesterskantore deur die Pretoria Prokureursvereniging en is ook 'n lid van die Golden Key International Honour Society.
Leer meer oor Francoa Willemse hier.
